Paziņojot par miršanas faktu, dzimtsarakstu nodaļā paziņotājs uzrāda savu personu apliecinošo dokumentu un iesniedz dokumentu, kas apliecina miršanas faktu: • ārstniecības iestādes vai ārstniecības personas izdotu medicīnas apliecību par nāves cēloni; • tiesas spriedumu par miršanas fakta konstatēšanu vai personas izsludināšanu par mirušu; • reabilitācijas iestāžu paziņojumu par represētās personas nāvi. Piederīgie nodod dzimtsarakstu nodaļai mirušās personas personu apliecinošu dokumentu/-us (pasi, personas apliecību), izņemot diplomātisko pasi, dienesta pasi vai akreditētas personas apliecību. Pēc dokumentu uzrādīšanas un iesniegšanas, klātienē tiek sagatavota un izsniegta miršanas apliecība.