Iesniegumu par dzīvojamai mājai funkcionāli nepieciešamā zemes gabala pārskatīšanu var iesniegt privatizēta objekta īpašnieks (dzīvokļa īpašnieks), ja dzīvojamai mājai funkcionāli nepieciešamais zemes gabals nodots nomā vai zemes gabals pilnībā vai daļēji pieder fiziskai vai juridiskai personai, kā arī iesniegumu var iesniegt zemes gabala īpašnieks, kas nav privatizētā objekta īpašnieks.
Iesniegumam pievieno pilnvaru (ja iesniedz pilnvarota persona), informāciju par attiecīgās mājas pārvaldnieku (nosaukums, adrese), dzīvokļa īpašnieku kopsapulces protokolu vai aptaujas lapu (vai citu dokumentu, kas apstiprina dzīvokļu īpašnieku vienošanos) un funkcionāli nepieciešamā zemes gabala robežu korekcijas piedāvājumu (shēma ar piesaistīto zemes gabalu robežām un platību).
Ventspils valstspilsētas pašvaldības iestādes “Ventspils domes administrācija” Arhitektūras un pilsētbūvniecības nodaļa (turpmāk – APN) aicina iesniegumus un dokumentus iesniegt elektroniski, nosūtot tos uz e-pastu apn@ventspils.lv vai iestādes e-adresi, parakstītus ar drošu elektronisku parakstu, vai, ja tas nav iespējams, iesniegt papīra formātā, nosūtot pa pastu, vai izmantojot Ventspils valstspilsētas pašvaldības domes ēkas 1.stāvā esošo pastkastīti.
APN izvērtē vai sagatavotais priekšlikums par dzīvojamai mājai funkcionāli nepieciešamo zemes gabalu atbilst Ministru kabineta 08.09.2015. noteikumiem Nr.522 "Privatizējamai dzīvojamai mājai funkcionāli nepieciešamā zemes gabala noteikšanas kārtība", Ventspils pilsētas teritorijas plānojuma prasībām un apstiprina to, norādot dzīvojamai mājai funkcionālā zemes gabala noteikšanas kārtību (t.i. izstrādājot zemes ierīcības projektu, detālplānojumu u.c.), vai sagatavo rakstiski motivētu atteikumu, kurš tiek izsniegts klātienē vai nosūtīts uz iesniedzēja norādīto adresi vai e-pastu.