Jebkura persona, kas realizē izstrādājumus ar Ventspils valstspilsētas simboliku, ir pienākums izstrādājumu realizēšanas vietā nodrošināt Atļaujas orģināla vai tās kopijas atrašanos, kas jāuzrāda pēc kontrolējošo amatpersonu pieprasījuma. Izsniegtā atļauja apliecina personas tiesības lietot Ventspils valstspilsētas simboliku Ventspils valstspilsētas pašvaldības noteiktajā laikā un veidā.
Atļaujas saņemšanai, persona iesniedz aizpildītu iesnieguma formu, kuram pievieno izstrādātu skici vai etalona paraugu.
Ventspils valstspilsētas pašvaldības iestādes "Ventspils domes administrācija" Arhitektūras un pilsētbūvniecības nodaļa (turpmāk - APN) aicina iesniegumus un dokumentus iesniegt elektroniski, nosūtot tos uz e-pastu apn@ventspils.lv vai iestādes e-adresi, parakstītus ar drošu elektronisku parakstu, vai, ja tas nav iespējams, iesniegt papīra formātā, izmantojot Ventspils valstspilsētas pašvaldības domes ēkas 1.stāvā esošo pastkastīti.
Iesniegumu atļaujas saņemšanai APN izskata 7 darba dienu laikā un pieņem lēmumu par:
1) atļaujas izsniegšanu,
2) atteikumu izsniegt atļauju,
3) iesnieguma atstāšanu bez virzības līdz precizējuma iesniegšanai.
Termiņš precizējuma iesniegšanai nav ilgāks par 30 kalendārām dienām no lēmuma pieņemšanas dienas. Pēc precizējuma iesniegšanas, septiņu darba dienu laikā nodaļa pieņem lēmumu par atļaujas izsniegšanu vai atteikumu izsniegt atļauju.
Atļauju Ventspils valstspilsētas simbolikas (ģerboņa un karoga) lietošanai iespējams saņem APN klātienē, vai tiek nosūtīta pa pastu uz iesniegumā norādīto adresi, vai uz iesniegumā norādīto e-pastu, parakstītu ar drošu elektronisku parakstu.