Būvniecības iecerei nepieciešamos dokumentus izstrādā un, izmantojot Būvniecības informācijas sistēmu (bis.gov.lv), elektroniski iesniedz: 1) aizpildītu paskaidrojuma raksta I daļu; 2) skaidrojošu aprakstu par plānoto būvniecības ieceri; 3) grafisko dokumentu (ēkas vai telpu grupas plānus, kurā parādīta lietošanas veida maiņa); 4) saskaņojumi ar ēkas vai telpu grupas īpašnieku (- iem); 5) citi dokumenti, atļaujas vai saskaņojumi, ja to nosaka normatīvie akti. Iesniegtie dokumenti tiek izskatīti Ventspils valstspilsētas pašvaldības iestādes “Ventspils domes administrācija” Arhitektūras un pilsētbūvniecības nodaļā, un Paskaidrojuma rakstā izdara atzīmi par ieceres akceptēšanu vai sniedz rakstisku pamatotu atteikumu, ko iespējams saņemt Būvniecības informācijas sistēmā (bis.gov.lv), iesniedzēja izveidotajā profilā. Pašvaldības nodeva maksājama atbilstoši Ventspils valstspilsētas pašvaldības domes 14.09.2023. saistošajiem noteikumiem Nr. 7 “Par Ventspils valstspilsētas pašvaldības nodevām”.

Saskaņā ar Administratīvā procesa likumā noteikto, administratīvo aktu var apstrīdēt viena mēneša laikā no dienas, kas administratīvais akts stājies spēkā.