Pēc aktuālās situācijas uzmērīšanas, Ventspils valstspilsētas iestādes “Ventspils domes administrācija” Arhitektūras un pilsētbūvniecības nodaļā (turpmāk - APN) iesniedz iesniegumu, kuram pievieno uzmērījuma datni *.dwg formātā. APN aicina iesniegumus un failus iesniegt elektroniski, nosūtot tos uz e-adresi vai e-pastu, parakstītus ar drošu elektronisku parakstu, pievienot aktuālai būvniecības lietai, izmantojot Būvniecības informācijas sistēmu (BIS), vai, ja tas nav iespējams, iesniegt papīra formātā, tam pievienojot CD datu nesēju ar uzmērījuma datiem. Pēc pārbaudes aktualizētā topogrāfiskā informācija tiek reģistrēta pašvaldības augstas detalizācijas topogrāfiskās informācijas datu bāzē un informācija par datnes saskaņošanu tiek nosūtīta iesniedzējam (klientam) uz iesniegumā norādīto adresi, e-adresi vai e-pasta adresi. Inženierkomunikāciju turētājam vai turētājiem, kuru inženierkomunikāciju novietojumā konstatētas neatbilstības, mērniekam, kurš sagatavojis sākotnējo topogrāfisko plānu, tiek nosūtīts atteikums ar lūgumu precizēt iesniegtajā datnē norādīto informāciju.