Pirms projekta iesniegšanas apstiprināšanai, jāizpilda Zemes ierīcības projekta izstrādes darba uzdevumā noteiktie nosacījumi un zemes ierīcības projekts jāsaskaņo ar Ventspils valstspilsētas pašvaldības iestādes “Ventspils domes administrācija” Arhitektūras un pilsētbūvniecības nodaļu (turpmāk – APN), un ar 2016. gada 2. augusta Ministru kabineta noteikumu Nr.505 "Zemes ierīcības projekta izstrādes noteikumi" 21. punktā minētajām personām un institūcijām. APN iesniedz brīvas formas iesniegumu un Zemes ierīcības projektu, parakstītu ar drošu elektronisku parakstu, nosūtot to uz e-adresi vai e-pastu apn@ventspils.lv, un 1 eksemplāru iesniedz papīra formātā.
Zemes ierīcības projekts tiek izskatīts APN viena mēneša laikā un tiek izdots administratīvais akts par tā apstiprināšanu vai par dokumentācijas palidināšanu un/vai labošanu.